Ob Sie überhaupt eine Nebenkostenabrechnung erhalten, hängt von Ihrem Mietvertrag ab. Demnach gilt als Erstes zu prüfen, ob Ihre Nebenkosten als Pauschale oder als Akonto erhoben werden.
Sind die Nebenkosten als monatliche Pauschalzahlung ausgestaltet, entfällt eine jährliche Abrechnung. Die Pauschale sollte auf den durchschnittlichen Kosten der letzten 3 bis 5 Jahre beruhen, welche mit der Pauschale zu decken sind. Werden mit der Pauschale z. B. die Kosten für "Strom, Wasser und Kehricht" erhoben, muss diese nur für diese Punkte kongruent sein. Wichtig ist, dass bereits zu Mietbeginn schriftlich, klar und verständlich formuliert wird, welche Kosten mit der Pauschale gedeckt werden. Will die Vermieterschaft die Pauschalen an die gestiegenen Kosten angleichen, muss dies auf dem amtlichen Formular fristgerecht angezeigt werden – Kündigungsfristen beachten. Wir unterstützen Sie in diesem Vorhaben gerne.
In den meisten Fällen werden abzurechnende Nebenkosten mit monatlichen Akontozahlungen erhoben. Aus dem Mietvertrag muss ersichtlich sein, wie hoch die monatlichen Akonto-Leistungen sind und welche Nebenkosten damit beglichen werden. Wurde z. B. eine monatliche Akonto-Leistung von CHF 200 im Mietvertrag vereinbart, wird bei einer vollen Jahresmiete eine Anzahlung an die abzurechnenden Nebenkosten von CHF 2'400 bezahlt. Fallen die vereinbarten Akontozahlungen tiefer als die tatsächlichen Kosten aus, hat die mietende Person den Fehlbetrag entsprechend nachzuzahlen. Bei zu viel bezahlten Akonto-Leistungen werden diese der Mieterschaft zurückerstattet.
Als nächstes gilt es zu prüfen, welche Nebenkosten überhaupt abgerechnet werden dürfen. Denn Nebenkosten steht als Überbegriff für die Bereiche Heiz- sowie Betriebskosten.
Das Mietrecht kennt für die Heizkosten mit Art. 5 VMWG einen definierten Rahmen, welche Kosten als "nebenkostentauglich" gelten und demnach über die Mieterschaft abgerechnet werden dürfen. Ein entsprechender Hinweis im Mietvertrag auf diesen Artikel ist daher ausreichend.
Im Bereich der Betriebskosten gibt das Mietrecht vor, dass alle Betriebskosten als im Nettomietzins inkludiert gelten, welche nicht ausdrücklich und separat deklariert werden. Vergessen Sie z. B. die Betriebskostenkomponente "Stromkosten" bei der Erstellung des Mietvertrages, ist es gesetzlich nicht mehr zulässig, diese Kosten trotzdem abzurechnen, auch wenn diese gem. Mietrecht Betriebskosten darstellen.
Wichtig: Es dürfen nur diejenigen Betriebskosten abgerechnet werden, welche auf dem Mietvertrag explizit ausgewiesen werden.
Die einzelnen Kostenkomponenten wie "Heizkosten, Wasser, Strom, Hauswartung, Kehricht usw." sind nun anhand eines zu definierenden Verteilschlüssels umzulegen. Die gängigsten Schlüssel orientieren sich an m2, m3, Wohnungseinheit oder in Bauten ab 1990 mittels VHKA-Schlüssel (verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung), was wir unter dem Begriff "Zähleruhren" kennen. In der Festlegung ist man grundsätzlich frei, solange der Verteilschlüssel plausibel und begründbar ist.
Abgesehen von den variierenden VHKA-Schlüsseln dürfen die Verteilschlüssel nicht nach Belieben angepasst werden, sondern sind einmalig zu definieren und daran festzuhalten. Das gleiche gilt für die Nebenkostenperiode, welche den Abrechnungsturnus festlegt. Ist eine Änderung der Verteilschlüssel oder Periode gewünscht, muss dies auf dem amtlichen Formular der Mieterschaft fristgerecht (Kündigungsfristen einhalten) angezeigt werden.
Ist die Mieterschaft mit einer Nebenkostenabrechnung nicht einverstanden oder ist diese für die Mieterschaft nicht ausreichend verständlich, kann von der Vermieterschaft innert 30 Tagen eine detaillierte Aufstellung über die Kosten verlangt, Belege eingesehen und bei Unstimmigkeiten eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung angefordert werden. Tritt die Vermieterschaft auf die Forderungen der mietenden Person nicht ein, kann diese bei der Schlichtungsbehörde Einsprache erheben.
Die Nebenkostenabrechnung gehört zu den mitunter komplexesten Themen im Mietrecht und beginnt bereits bei der Erstellung des Mietvertrages. Mit einer sorgfältigen Planung lassen sich nicht nur Umtriebe, sondern auch Kosten einsparen.
In den aktuell hitzigen Diskussionen behalten wir einen kühlen Kopf und unterstützen Sie gerne bei der Planung, Umsetzung sowie Kontrolle Ihrer Nebenkostenabrechnung.
